Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gibt es, um Daten zu schützen?

• Zutrittskontrolle (Türen werden verschlossen, nur Berechtigte dürfen ins Haus oder in den Raum, mit „Windows-Taste“ und „L“ Computer sperren)
• Zugriffskontrolle (MD Jugendhilfe weiß, wer wann welche Daten verarbeitet hat)
• Zugangskontrolle (jeder hat Benutzername und Passwort)
• Verfügbarkeitskontrolle (MD Jugendhilfe regelt, wer was sehen darf)
• Eingabekontrolle (wer darf welche Daten verändern oder löschen)

Wann liegt eine Datenpanne vor?

• Verlust der Vertraulichkeit: Unbefugte Personen erhalten Zugriff auf Daten (gucken in den Computer oder in die Akten, hören Gespräche mit
• Verlust der Integrität: Daten werden verändert, ohne das man es nachvollziehen kann
• Verlust der Verfügbarkeit: Daten verschwinden oder sind nicht mehr abrufbar

Eine Datenpanne liegt dann vor, wenn sensible personenbezogene Daten unbefugten zugänglich werden und schwerwiegende Beeinträchtigungen für den Betroffenen drohen.

Maßnahmen:

• Schaden eindämmen. Verarbeitungstätigkeit sofort abbrechen, Computer vom Internet trennen
• Den Vorfall unverzüglich der Einrichtungsleitung melden!
• Zugang sperren. Passwort ändern.
• Vorfall dokumentieren (Was ist passiert? Wie habe ich es erkannt? Welche Daten sind betroffen?

Was können wir anders oder besser machen?

• Über alle Vorgänge, Sachverhalte, Geschäftsgeheimnisse und über alle Angelegenheit im Zusammenhang mit den Klienten während und nach dem Arbeitsverhältnis stillschweigen zu bewahren. Dies gilt auch für private Angelegenheiten andere Mitarbeiter (siehe Arbeitsvertrag).
• Benutzernamen und Passwörter werden weder an andere Mitarbeiter noch an betriebsfremden Personen weitergegeben, sie sind nur für den eigenen Gebrauch in Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit.
• Daten müssen so aufbewahrt werden, dass keine Unbefugten Zugang haben.
• Keine betrieblichen E-Mail über das private E-Mail-Postfach
• Keine privaten E-Mail über das dienstliche E-Mail-Postfach
• E-Mail sind generell ohne sensible Daten zu verschicken. Namen anonymisieren!!
• Entwicklungsberichte werden durch die Einrichtungsleitung verschlüsselt an die Jugendämter weitergeben!
• WhatsApp-Kommunikation möglich, aber keine personenbezogenen Daten
• Sensible Unterlagen vor der Entsorgung in der Papiertonne immer schreddern. Steht keine Schredder zur Verfügung, übernimmt diese Aufgabe die Verwaltung. 
• USB-Sticks, Speicherkarten oder andere Datenträger kommen abhanden –> unverzügliche Speicherung der Daten in MD Jugendhilfe oder im Dateiverzeichnis (Server, Wolke, SRV-Daten), nicht auf lose Datenträger
• Schränke, in denen Akten gelagert werden werden stets verschlossen
• keine sensiblen Unterlagen offen liegen lassen