In unserem Träger werden im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit personenbezogene Daten gesammelt und archiviert. Um die Klienten zu betreuen und sie für das Leben vorzubereiten ist dies unbedingt erforderlich. Nur wenn wir Informationen über die Vergangenheit und der Familiengeschichte besitzen können wir adäquat helfen.

Die Aufbewahrungsfrist für einrichtungsbezogene Aufzeichnung betragt gemäß § 42, Abs. 2 SGB VIII mindestens fünf Jahre. Die fünf Jahre beginnen mit dem 1. Januar des Folgejahres der Entlassung aus der Einrichtung.
Unterlagen im Zusammenhang mit der Buchhaltung werden gemäß § 257 HGB aufbewahrt.

Selbstverständlich werden durch uns die Daten geschützt und schließlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sorgfältig und grundlegend entsorgt bzw. vernichtet.
Da wir sensible Daten verwalten, ist auf eine ordnungsgemäße Entsorgung in allen Bereichen der Einrichtung zu achten.

Entsorgung von sensiblen Datenträgern

CDs:
Sie werden geschreddert.

Festplatten oder Datensticks:
Datensticks, externe und interne Festplatten werden durch den Administrator physikalisch zerstört.

Vorgehensweise:
Die Festplatten und Sticks werden so weit zerlegt, bis der eigentliche Träger der Daten entnommen werden kann. Durch entsprechende Werkzeuge (Hammer und Meißel) wird der Datenträger unbrauchbar und unleserlich gemacht. Durch dieses Verfahren ist eine nachträgliche Rekonstruktion der Daten ausgeschlossen.

Unterlagen, Akten und einzelne Schriftstücke:
Die bei uns gesammelten Daten entsprechen der Sicherheitsstufen P-4 (Schutzklasse 2 bis 3). Demzufolge ist einen Mikropartikelgröße von max. 160 mm² erforderlich.
Die Entsorgung der Akten und Papiere erfolgt innerhalb unserer Einrichtung mit einem entsprechenden Aktenvernichter.

Verfahrensweisen:
Handakten nach Entlassung

1. Wenn möglich wird die Entlassung eines jungen Menschen durch die Einrichtungsleitung begleitet. Gemeinsam mit der Fachkraft in der Gruppe bzw. Erziehungsstelle wird das Entlassungsprotokoll angefertigt. Gemeinsam wird entschieden, welche Unterlagen mitgegeben werden.
Grundsätzlich werden mitgegeben (eine Auswahl): Impfausweis, Geburtsurkunde, Zeugnisse, Diagnosen, Arztberichte usw.
Berichte die durch uns an das Jugendamt geschickt wurden, verbleiben in der Einrichtung. So auch Unterlagen die intern von Bedeutung sind, wie Anträge, Kurzberichte oder die Tagesdokumentation.

2. Nach Entlassung eines jungen Menschen werden die Akten unmittelbar nach Verlassen der Gruppe oder Erziehungsstelle durch die Entrichtungsleitung mitgenommen. Dies betrifft auch andere Unterlagen in Bezug auf den jungen Menschen, die nicht mitgegeben wurden oder konnten. Über mitgegebene Unterlagen wird ein Protokoll geführt.

3. In der Verwaltung werden die Akten für fünf Jahre ab dem kommenden 1. Januar sicher archiviert.
Nach Ablauf der Archivierungszeit werden die Unterlagen durch Schreddern vernichtet. Über diesen Vorgang wird ein Protokoll geführt.

4. Die Entsorgung der geschredderten Rückstände erfolgt über die Papiertonne bzw. über den Wertstoffhof.

Digitale Daten nach der Entlassung
Server (SRV-Daten): Hier wurden Unterlagen und Bilder der jungen Menschen gesammelt. Nach der Entlassung werden die Daten für fünf Jahre ebenfalls sicher archiviert. In diesem Fall wird der Zugang für die Gruppe bzw. der Erziehungsstelle gesperrt. Die Daten werden in einen Archivordner gelagert. Der Zugriff ist auf die Verwaltung und Einrichtungsleitung beschränkt.

MD Jugendhilfe: Wie bei den SRV-Daten erfolgt nach Entlassung aus der Jugendhilfe eine Zugangssperre der Daten für die Gruppe bzw. der Erziehungsstelle. Hier ist der Zugang auf Verwaltung, Einrichtungsleitung, Administrator und der Firma Multiflex-Solutions GmbH als Softwareentwickler beschränkt.

Ist die Archivierungszeit abgelaufen, werden die Daten mit Hilfe der Firma Multiflex-Solutions GmbH gelöscht.

Vernichtung von Schriftstücken, die im Alltag anfallen: Viele kindbezogenen Unterlagen werden nach Erhalt gescannt und bei MD Jugendhilfe und den SRV-Daten eingestellt. Danach werden die Schriftstücke per Aktenvernichter vernichtet. Der geschredderte Abfall wird über die Papiertonne entsorgt.

Schriftstücke, die keine personenbezogenen Daten enthalten werden über die Papiertonne direkt entsorgt. Zum Beispiel: Werbeangebote…

Die Vernichtung von sensiblen Unterlagen wird schriftlich festgehalten.