Arbeitsgrundlagen
Führung der Akten unserer zubetreuenden jungen Menschen
Im Zusammenhang mit der Aktenführung sind die Datenschutzbestimmungen unbedingt zu beachten!
Im internen Bereich unserer Internetseite sind sämtliche zu benutzenden Formulare, Unterlagen und Arbeitshilfen abgelegt. Wichtig sind die Einwilligungen der Sorgeberechtigten, sie sind unmittelbar nach der Aufnahme einzuholen!
MD Jugendhilfe
Die Software ist primär zu verwenden und stets aktuell zu halten.
Folgende grundlegende Vorgänge werden hier erfasst:
- Erfassung der Tagesdokumentation, diese ist gewissenhaft und regelmäßig (EST: wenn möglich täglich, max. jedoch jeden zweiten Tag – Wohngruppe: täglich, zeitnah) zu führen. Wichtige Informationen sind mit Leseschwellen zu markieren. Besondere Ereignisse sind der Einrichtungsleitung unverzüglich telefonisch mitzuteilen.
- Das Führen der Stammdaten: Mindestens vierteljährlich sind die Stammdaten auf Aktualität zu prüfen. Bekannte Änderungen sind unverzüglich ins System einzufügen. Sich ergebende grundsätzliche Veränderungen sind der Einrichtungsleitung und ggf. der Verwaltung mitzuteilen.
- Kontaktdaten: Die Kontaktdaten aller Akteure sind aktuell zu halten.
- Das Führen der Anwesenheitslisten: Diese Daten sind die Grundlage für die Rechnungslegung an die Jugendämter. Demzufolge ist die Liste zeitnah zu führen.
- Kassenführung: Taschengelder und Bekleidungsgelder sind nachvollziehbar zu erfassen. Wichtig sind hier die Unterschriften der Klienten für die Geldausgänge.
- Dokumente: Alle im einem Hilfeprozess grundlegend wichtigen Dokumente sind hier zu hinterlegen (z. B. Geburtsurkunde, Meldebescheinigung, Nachweis über Jugendhilfe, Zeugnisse, Diagnosen, Gutachten, Entwicklungsberichte, Protokolle der HPG, Verträge, ggf. Beschluss Familiengericht, Einverständniserklärungen der Sorgeberechtigten…).
Datenverzeichnis (SRV-Daten) und Handakte
Das Datenverzeichnis hat mit der Einführung von MD Jugendhilfe nur noch eine untergeordnete Funktion. Dennoch dient es weiter als Dokumentenablage insbesondere im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Weitergabe der Dokumente an die Einrichtungsleitung und Verwaltung.
Eine Handakte ist weiterhin zu führen. Hier sind alle Unterlage geordnet aufzubewahren, die nicht gescannt oder im Original vorliegen müssen.
Aufbau des Datenverzeichnisses und der Handakte:
Ordner/Reiter | Datenverzeichnis | Handakte |
Anträge | Hier wird eine Kopie der bisher gestellten Anträge hinterlegt, sie dient auch als Vorlage für zukünftige Anträge. | Reiter kann wegfallen, wenn in der elektronischen Akte die Unterlagen vorhanden sind. |
ASD | Evtl. Ablage von Entwürfen. Die fertigen Berichte werden bei MD Jugendhilfe hinterlegt. | |
Freizeit | Informationen, Verträge Mitgliedsbescheinigungen. | |
Vormund (ggf. Eltern) | Gerichtsurteile, Erziehungsgutachten, Einverständniserklärungen (Träger und Ärzte). | Hier ist es wichtig, dass die Einverständniserklärungen (Träger und Ärzte), die in gescannter Form vorliegen, hier im Original abgelegt werden (Unterschriften müssen im Original vorliegen!) |
Med. Bereich | Diagnosen, Gutachten, Befunde von geringer Wichtigkeit. Alle wichtigen Angelegenheiten in MD Jugendhilfe. | Hier können Bestellzettel hinterlegt werden oder Dokumente, die nicht gescannt werden können (z. B. gelbes Untersuchungsheft). |
Schule (ggf. Kita, Ausbildung, Beschäftigung) | – Informationen der Schule | |
Gelder | Abmachungen in Bezug auf die Verwendung des Taschengeldes. Zum Beispiel: Abmachung über das Ansparen eines Geldbetrages | |
Sonstiges | – Kopie des Personalausweises | |
… | Bei individuellen Besonderheiten können noch weitere Reiter genutzt werden. | |
Wir weisen darauf hin, dass der junge Mensch bzw. der Sorgeberechtige die Möglichkeit hat, die personenbezogenen Daten zu sichten. Dies sollte bei der Pflege der Daten berücksichtigt werden. Dies Betrifft MD Jugendhilfe, das Datenverzeichnis und die Handakte.