Finanz- und Kassenordnung

Die Finanz- und Kassenordnung regelt die Geldgeschäfte der einzelnen Einrichtungsteile. Sie stellt eine einheitliche und geordnete Kassenführung sicher.

Grundsätze

Die Kassen sind nach dem Grundsatz der Sparsamkeit und der Wirtschaftlichkeit zu führen, das heißt, die Aufwendungen müssen in einem wirtschaftlichen Verhältnis zu den Ausgaben stehen.

Alle finanziellen Aufwendungen unseres Trägers dürfen nur im Zusammenhang mit den Kindern/Jugendlichen bzw. für den jeweils bestimmten Zweck verwendet werden.

Banken

Die Kinderhäuser gGmbH Oderland verfügt über ein Hauptbankkonto, welches von der Verwaltung geführt wird.
Unterkonten für einzelne Einrichtungsteile sind im Moment nicht vorgesehen.

Kassen

Die Verwaltung verfügt über eine Hauptkasse, die durch die Verwaltungsangestellte geführt wird.
Die einzelnen Einrichtungsteile verwalten je eine Unterkasse.

Die jeweiligen Kassenführer werden durch die Einrichtungsleitung bestimmt. In den Erziehungsstellen führen die Mitarbeiter vor Ort die Kasse.

Hier gelten gemäß GoB (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) folgende Regelungen:

• Jeder Einrichtungsteil führt ein Kassenbuch, das den tatsächlichen Bestand der Barmittel darstellt und vom Kassenführer zu unterschreiben ist. Der Kassenbestand muss vorhanden und nachvollziehbar sein. Die Erziehungsstellen führen eine Gruppenkasse in MD Jugendhilfe. Die Gruppe nutzt individuelle Nachweise.
• Jede Einnahme und jede Ausgabe ist mit einem Beleg nachzuweisen.
• Die Einrichtungsleitung und die Verwaltung haben jederzeit die Möglichkeit, das Kassenbuch und den Kassenbestand zu kontrollieren.
• Änderungen in Kassenbüchern müssen eindeutig nachvollziehbar sein.
• Es gilt die Einzelaufzeichnungspflicht. Jede Kostenart (z. B. Kulturgeld, Kraftstoff, Schulmaterial …) muss einzeln aufgeführt werden. Gleiche Kostenarten können zusammengeführt werden, es sei denn, sie müssen aus abrechnungstechnischen Gründen

(z. B. unterschiedliche Jugendämter) getrennt gebucht werden.

• Nur für die Wohngruppen: Lebensmittelkäufe kommen auf einen Kassenbeleg. Nichts anderes! Ausgaben für Wirtschaft und Hygiene kommen auf je einen separaten Beleg.
• Das Kassenbuch ist zeitnah (max. monatlich), richtig und geordnet (nach Datum) zu führen.
• Die Belege müssen monatlich geordnet sein (alle Belege für den Januar müssen in den Januar). Nur in begründeten Ausnahmefällen kann eine spätere Buchung erfolgen.
• Eine jahresübergreifende Buchung ist nicht möglich!
• Ein negativer Kassenbestand ist ausgeschlossen!
• Die anvertrauten Gelder sind stets unter Verschluss zu halten. Es sind sämtliche Bemühungen aufzubringen, dass es zu keinen Fehlbeträgen bzw. Diebstählen kommen kann!

Sollte dennoch festgestellt werden, dass Geld fehlt, ist die Einrichtungsleitung sofort zu informieren.

Verfahrensweise (Erziehungsstellen):

1. Das Kassenführungssystem von MD Jugendhilfe ist zu nutzen. Dies betrifft die Gruppenkasse sowie die personenbezogenen Gelder, wie Taschengeld, Bekleidungsgeld …
2. Alle Kassenbewegungen sind einzutragen -> (Geldeingänge = Einzahlung [HABEN] und Geldausgänge = Auszahlung [SOLL]).
3. Am Ende des Monats wird der Kontoauszug der Gruppenkasse ausgedruckt und vom Kassenführer unterschrieben. Anschließend wird es auf die Belege geheftet. Alles kommt dann in die Verwaltung. Die Abgabe der Belege (Kontoauszug der Gruppenkasse, Kassengelege und Belege über Bekleidung) erfolgt auf der Dienstberatung des folgenden Monats.
4. Der Gruppenkassenbestand in MD Jugendhilfe muss mit dem tatsächlichen Barbestand übereinstimmen!
5. Sollte es zu Korrekturen kommen, werden die notwendigen Änderungen direkt im Programm durch die Verwaltung vorgenommen. Die jeweiligen Einrichtungsteile werden darüber informiert.

Verfahrensweise (Kinderwohngruppe):

Hier wird ein abweichendes mit der Verwaltung abgestimmtes Verfahren genutzt. 

Bekleidungsgeld und Taschengeld:

Auf der Liste Quittung TG und BK (siehe interner Bereich) ist das erhaltene monatliche Bekleidungsgeld und Taschengeld gemäß Nebenkostenrichtlinie von den jungen Menschen zu unterschreiben. Dieses Geld ist Bestandteil der Sachkosten, die von der Verwaltung überwiesen bzw. ausgezahlt werden. Diese Liste ist mit der Monatsabrechnung in der Verwaltung einzureichen.

Diese Gelder werden in MD Jugendhilfe gebucht. Das monatliche Bekleidungs- und Taschengeld ist als Ausgang in der Gruppenkasse einzutragen. Auf den Einzelkonten (Personenbezogene Gelder – Bekleidungsgeld und Taschengeld) sind die Geldbeträge nun als Eingänge entsprechend zu buchen.

Bekleidungseinkäufe sind immer mit Kassenbelegen nachzuweisen. Pro Kind ein Kassenbeleg! Jeder Einkauf (Geldausgang) ist im Bekleidungsgeldkonto (MD Jugendhilfe) einzutragen und mit Unterschrift des jungen Menschen zu versehen. In monatlichen Abständen sind die Belege der Verwaltung zu übergeben. Bei Beendigung der Hilfe sollte das Geld für Bekleidung ausgegeben werden. Restgeld ist den Eltern bzw. der nachfolgenden Einrichtung mit Quittung auszuzahlen.

Das Taschengeld: Die Ausgänge sind auf dem Taschengeldkonto (MD Jugendhilfe) zu führen, hier quittiert zeitnah der junge Mensch durch Unterschrift den Ausgang der einzelnen Taschengeldsummen. Belege sind hier nicht notwendig.

Die Verwendung der Taschengelder steht dem jungen Menschen grundsätzlich frei! Die pädagogischen Mitarbeiter haben beratende Funktion und sollten Hinweise für einen sinnvollen Umgang geben. Der Auszahlungsrhythmus ist dem Alter und den Fähigkeiten des Kindes individuell anzupassen.

Ab dem zwölften Lebensjahr wird empfohlen, für die eigene Wohnung zu sparen.
Als loser Richtwert können ca. 10 % immer nur in Absprache/ Einverständnis mit der Jugendlichen/ dem Jugendlichen einbehalten werden.
Zu beachten ist, dass das Sparen mit den jungen Menschen genau abzusprechen und eine schriftliche Vereinbarung mit Unterschrift anzufertigen ist.

Taschengeld ist kein Erziehungsmittel! Sollte es dennoch notwendig sein, Taschengeld für den Ausgleich von Schäden einzubehalten, ist dies unbedingt im Vorfeld mit der Einrichtungsleitung abzusprechen. Außerdem ist zu beachten, dass dem Kind bzw. Jugendlichen schon vor der Entstehung des Schadens bekannt sein muss, dass er ggf. zum Ausgleich herangezogen werden kann. 

Spenden

Der Erhalt einer Spende und deren Verwendung ist mit der Einrichtungsleitung im Vorfeld abzusprechen. Im Allgemeinen gilt, dass Spenden für die Gesamteinrichtung verwendet werden.

Einnahmen von Spenden sind grundsätzlich über die Hauptbankkonto bzw. über die Hauptkasse zu buchen.

Das Ausstellen einer Spendenbescheinigung erfolgt nur durch die Einrichtungsleitung bzw. der Verwaltung.

Anträge an das Jugendamt

Jedem pädagogischen Mitarbeiter ist die Nebenkostenrichtlinie des örtlichen Jugendamtes bekannt (siehe Interner Bereich unserer Internetseite). Aus der Nebenkostenrichtline geht hervor, für was ein Antrag gestellt werden kann und wieviel Geld dafür zur Verfügung steht.

Das Stellen der Anträge unterliegt weitestgehend der pädagogischen Fachkraft, da nur diese den Bedarf einschätzen kann (ein entsprechender Vordruck befindet sich im internen Bereich der unserer Internetseite).

Der Antrag ist durch den Bezugserzieher zu stellen und der Verwaltung zu zusenden.

Die Einrichtungsteile stellen keine Anträge direkt an das Jugendamt!

Bevor ein Kauf erfolgt ist die Bewilligung des Antrages abzuwarten! Von dieser Regel kann es Abweichungen geben, hier ist im Vorfeld mit der Einrichtungsleitung Kontakt aufzunehmen.